Pekerjaan yang tidak sesuai didefinisikan sebagai pekerjaan yang tidak memenuhi kriteria penerimaan atau persyaratan customer yang telah disetujui. Ketidaksesuaian dapat mencakup hasil pengendalian mutu yang tidak dapat diterima, penyimpangan dari prosedur operasi standar, atau modifikasi metode. Kebijakan untuk pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai adalah untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian, menentukan dampaknya terhadap kebijakan integritas data / kualitas, dan mengambil tindakan yang tepat.
Semua karyawan memiliki wewenang untuk menghentikan pengujian sampel bila ada aspek proses yang tidak sesuai dengan persyaratan laboratorium. Permintaan penyimpangan dari prosedur standar laboratorium ditinjau, disetujui, dan didokumentasikan minimal oleh Supervisor Departemen dan Manajer Mutu.
Berikut contoh prosedur pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai ;
1. Bila pekerjaan yang tidak sesuai terjadi di laboratorium, analis laboratorium, Manajer Teknis dan Manajer Mutu memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk menghentikan pekerjaan jika sesuai.
2. Kapan pun terjadi ketidaksesuaian, personel laboratorium akan segera melakukan tindakan untuk memperbaiki masalahnya jika sesuai.
3. Individu yang mengidentifikasi ketidaksesuaian akan melengkapi Formulir Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai dan memberitahukan Manajer Mutu sesegera mungkin.
4. Manajer Mutu dalam konsultasi dengan Manajer Teknis akan mengevaluasi signifikansi ketidaksesuaian.
5. Manajer Mutu akan menentukan apakah ada potensi ketidaksesuaian untuk terulang di tempat lain dalam sistem mutu atau jika ada dampak buruk pada kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Jika demikian, itu akan ditangani melalui Prosedur Tindakan Perbaikan
6. Jika ketidaksesuaian tidak ditangani melalui proses tindakan perbaikan, maka akan dievaluasi oleh Manajer Mutu untuk menentukan apakah ini merupakan kesempatan untuk Tindakan Pencegahan (preventive action) atau Peningkatan Mutu (quality improvement).
7. Manajer Teknis dan Manajer Mutu berkonsultasi dengan supervisor atau analis laboratorium akan menentukan apakah hasil yang dihasilkan dari pekerjaan yang tidak sesuai dapat diterima atau pekerjaan tersebut harus diulang.
8. Manajer Teknis dan Manajer Mutu juga akan menentukan apakah pelanggan harus diberi tahu tentang ketidaksesuaian dan jika ada data yang dirilis sebelumnya harus dibatalkan.
9. Jika pekerjaan dihentikan karena ketidaksesuaian, Manajer Mutu atau Manajer Teknis akan menentukan kapan pekerjaan tersebut harus dilanjutkan.
Pembatalan Data
Jika perlu untuk membatalkan data karena ketidaksesuaian, maka akan menjadi tanggung jawab Manajer Teknis untuk menghubungi pelanggan dan memberi tahu mereka tentang pembatalan data. Hal ini bisa dilakukan melalui email atau memorandum. Salinan korespondensi dengan pelanggan mengenai pembatalan data harus diteruskan ke Manajer Mutu.
Rekaman
Informasi yang berkaitan dengan kejadian pekerjaan yang tidak sesuai akan dicatat pada Formulir Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai. Manajer Mutu akan menyimpan semua rekaman yang terkait dengan kejadian pekerjaan yang tidak sesuai. Catatan ini bisa meliputi:
1. Formulir Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai
2. Pemberitahuan untuk menghentikan pekerjaan (email, memo, komunikasi lisan)
3. Rekaman pemberitahuan pelanggan (email, memo, komunikasi lisan)
4. Rekaman pembatalan data (email, memo, komunikasi lisan)
5. Pemberitahuan untuk melanjutkan pekerjaan (email, komunikasi verbal)
6. Formulir Tindakan Perbaikan
